Procedimiento de Gestión de Actas SUTRAN
Procedimiento: Gestión de Actas SUTRAN
Section titled “Procedimiento: Gestión de Actas SUTRAN”Objetivo:
Establecer los pasos para la recepción, análisis y soporte de actas emitidas por SUTRAN, con el fin de brindar información y sustento al cliente para la presentación de descargos ante el MTC.
Alcance:
Aplica al personal del área de monitoreo y soporte técnico que gestione actas de SUTRAN relacionadas con vehículos monitoreados mediante la plataforma GPS de la empresa.
1. Recepción del acta
Section titled “1. Recepción del acta”- El área de monitoreo recibe el acta impuesta por SUTRAN, en formato digital mediante WHATSSAPP o correo.
- Registrar en el sistema interno:
- Número de acta
- Fecha
- Datos del vehículo involucrado
- Crear un ticket en el SAV para dar seguimiento al acta, asignando responsable y fecha de seguimiento.
2. Verificación en la plataforma SAV
Section titled “2. Verificación en la plataforma SAV”- Acceder al SAV para identificar el tipo de plataforma al que corresponde la unidad.
- Visualizar la información mediante:
- Gráfica de actividad del vehículo
- Recorrido registrado en la plataforma
- Verificar que los datos coincidan con la fecha, hora y lugar indi cados en el acta.
3. Análisis del reporte
Section titled “3. Análisis del reporte”- El área de soporte técnico realiza un análisis detallado del reporte:
- Comparar registros de GPS con la información del acta
- Verificar inconsistencias o errores
- Documentar el análisis como respaldo interno.
4. Evaluación para descargo
Section titled “4. Evaluación para descargo”- Revisar si la información permite realizar un descargo válido ante el MTC.
- Preparar un resumen técnico y/o informe del reporte que sustente la posición del cliente.
5. Envío al cliente
Section titled “5. Envío al cliente”- Enviar el informe o documento de descargo al cliente.
- Registrar la entrega y seguimiento en el sistema interno para futuras referencias.
6. Seguimiento en SAV
Section titled “6. Seguimiento en SAV”- Actualizar el ticket creado en el paso 1 con cada avance del análisis o interacción con el cliente.
- Cerrar el ticket una vez que:
- El descargo ha sido enviado al cliente
- Se confirma que el cliente lo presentó o tiene todo el sustento necesario
7. Responsables
Section titled “7. Responsables”- Monitoreo: Recepción del acta, registro, creación y seguimiento del ticket, envío al cliente.
- Soporte Técnico: Verificación en SAV y análisis del reporte.